Od 1 maja 2026 r. wchodzą w życie istotne zmiany w zasadach naliczania stażu pracy. Nowe przepisy oznaczają dla pracodawców nie tylko obowiązki organizacyjne, ale także potencjalne konsekwencje finansowe. Wymagają od pracodawców dobrego przygotowania organizacyjnego i prawnego. Wczesne wdrożenie procedur, aktualizacja dokumentów i odpowiednia komunikacja z pracownikami pozwolą uniknąć chaosu i nieprzewidzianych kosztów.
Poniżej publikujemy praktyczne odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.
Co się zmienia w naliczaniu stażu pracy?
Do stażu pracy będą mogły być wliczane dodatkowe okresy aktywności zawodowej, m.in.:
- umowy cywilnoprawne (np. zlecenia),
- prowadzenie działalności gospodarczej,
- praca za granicą.
Czy trzeba zmieniać dokumenty wewnętrzne?
Tak. Jeśli w regulaminie pracy, wynagradzania lub zasadach przyznawania dodatków pojawia się pojęcie „stażu pracy”, należy:
- przeanalizować zapisy,
- dostosować je do nowych przepisów,
- wprowadzić aktualizacje przed wejściem zmian w życie.
Jak przygotować się na przyjmowanie dokumentów od pracowników?
Pracownicy mają aż 24 miesiące (do 30 kwietnia 2028 r.) na udokumentowanie nowych okresów zatrudnienia. Warto wcześniej przygotować:
- formularz wniosku o przeliczenie stażu,
- listę akceptowanych dokumentów,
- procedurę weryfikacji,
- wyznaczyć osobę odpowiedzialną za obsługę procesu.
Jakie uprawnienia mogą się zmienić po przeliczeniu stażu?
Nowe okresy zatrudnienia mogą wpłynąć na:
- wymiar urlopu (np. uzyskanie 26 dni),
- długość okresu wypowiedzenia,
- wysokość odpraw,
- dodatki stażowe i jubileuszowe (jeśli obowiązują w firmie).
W praktyce oznacza to konieczność ponownego przeliczenia uprawnień pracowników.
Czy zmiany wpłyną na koszty firmy?
Tak — i to potencjalnie znacząco. Warto:
- oszacować wzrost kosztów wynagrodzeń i świadczeń,
- przygotować dział HR na zwiększone obciążenie,
- zaplanować procesy kadrowe z wyprzedzeniem.
Czy konieczne są szkolenia dla kadry?
Zdecydowanie tak. Osoby z HR i kadra kierownicza powinny wiedzieć:
- jakie okresy podlegają wliczeniu,
- jak prawidłowo obliczać staż pracy,
- od kiedy pracownik nabywa nowe uprawnienia.
Jak poinformować pracowników?
Najlepiej zrobić to z wyprzedzeniem poprzez:
- komunikację wewnętrzną (mail, intranet),
- spotkania informacyjne,
- przygotowanie krótkich materiałów wyjaśniających.
Kluczowe terminy
Wejście w życie zmian: 1 maja 2026 r.
Termin na złożenie dokumentów przez pracowników: do 30 kwietnia 2028 r.
