Od 1 lutego 2026 r. Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadził istotne zmiany w rozliczaniu korekt „in minus”, które mają bezpośredni wpływ na rozliczenia VAT i płynność finansową firm. Nowe zasady oznaczają odejście od dotychczasowych praktyk i konieczność dostosowania procesów księgowych.
Kluczowe zmiany w rozliczaniu korekt
Najważniejsza zmiana dotyczy momentu ujęcia korekty przez sprzedawcę — obecnie decydująca jest data przesłania faktury korygującej do KSeF. Z kolei nabywca ma obowiązek obniżyć VAT w miesiącu otrzymania korekty, niezależnie od formy jej przekazania. Kluczowe stają się więc konkretne daty — przesłania oraz odbioru dokumentu — a nie potwierdzenie jego otrzymania.
Nowe podejście do procesów księgowych
Zmiany wymuszają większą precyzję w zarządzaniu dokumentacją. Firmy powinny zadbać o niezwłoczne przesyłanie korekt do systemu, ponieważ opóźnienia mogą wpłynąć na moment rozliczenia VAT. Równie ważne jest opracowanie jasnych procedur odbioru faktur korygujących.
Znaczenie daty w KSeF
W przypadku faktur ustrukturyzowanych kluczową rolę odgrywa data nadania numeru KSeF — to ona wyznacza moment otrzymania dokumentu. W praktyce oznacza to konieczność stałego monitorowania tych dat oraz zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów w firmie.
Sytuacje wyjątkowe i ryzyka
Szczególnej uwagi wymagają sytuacje takie jak awarie systemu, tryb offline czy współpraca z zagranicznymi kontrahentami. W takich przypadkach sposób ustalania daty otrzymania faktury może się różnić, co wymaga odpowiednich procedur i kontroli.
Jak się przygotować?
Firmy powinny zaktualizować obieg dokumentów, usprawnić komunikację między działami oraz przeszkolić pracowników. Zrozumienie różnic między datą wystawienia, przesłania i otrzymania dokumentu ma kluczowe znaczenie dla prawidłowych rozliczeń.
Zmiany wprowadzone przez KSeF to nie tylko nowe obowiązki, ale także szansa na usprawnienie procesów. Organizacje, które odpowiednio się przygotują, mogą poprawić kontrolę nad rozliczeniami i zyskać większą stabilność finansową.
